Cara Membuat Daftar Tugas yang Sangat Rumit di Google Sheets
Saya memiliki item baru untuk daftar tugas Anda: Buat daftar tugas yang lebih baik. Sebagai Saya telah menulis sebelumnya , Saya sangat mendukung pelacakan semua detail kecil dalam hidup Anda dengan spreadsheet. Saya tidak akan pernah bermimpi untuk mengabaikan pena dan kertas yang hebat, tetapi spreadsheet menawarkan kemampuan untuk mengatur setiap sudut hidup Anda dengan jauh lebih mudah. Jadi, dalam mengatur dan menyesuaikan tugas yang harus saya selesaikan—besar dan kecil—Google Spreadsheet adalah penyelamat.
Di bawah ini kami akan melalui panduan langkah demi langkah untuk membuat spreadsheet daftar tugas yang indah dan rumit yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Tapi pertama-tama, beberapa alasan lagi mengapa Anda harus bergabung dengan saya sebagai seorang fanatik spreadsheet.
Kelebihan daftar tugas spreadsheet
Saya tidak asing dengan meja yang penuh dengan catatan Post-it. Inilah mengapa spreadsheet menjadi berguna sebagai gantinya:
- Anda dapat mengatur ulang tugas yang berbeda tergantung pada tingkat prioritasnya saat keadaan berubah.
- Jika Anda memilih opsi online seperti Google Spreadsheet, Anda selalu dapat mengakses item tugas melalui ponsel.
- Jika Anda perlu berbagi tugas dengan mitra atau rekan kerja, Anda dapat berkolaborasi dengan mudah.
- Templat bawaan. Meskipun Microsoft Excel memiliki templat daftar tugas, saya tidak setuju dengan yang disediakan oleh Google Sheets. Kotak centang bawaan sulit untuk saya tolak.
- Sangat mudah untuk memformat daftar Anda dan membuatnya menarik secara visual. Saya tidak yakin apakah daftar tugas yang 'cantik' membantu saya menyelesaikan salah satu item dengan lebih cepat, tetapi tidak ada salahnya.
Kontra daftar tugas spreadsheet
Anda tidak mendapatkan kepuasan fisik dengan memotong tugas yang sudah selesai dengan bolpoin.
Langkah-langkah untuk membuat daftar tugas Anda
Sekarang setelah Anda sepenuhnya siap, inilah cara untuk mulai membuat spreadsheet Anda sendiri.
- Pilih platform pilihan Anda. Saya telah memperjelas bahwa saya paling terbiasa dengan Google Sheets, tetapi tip ini akan berfungsi untuk perangkat lunak spreadsheet apa pun yang paling Anda sukai.
- Buat kolom. Setelah Anda memiliki spreadsheet kosong, cara termudah untuk memulai adalah dengan membuat kolom yang berbeda untuk mengisi detail tentang setiap tugas. Awali dengan judul kolom seperti nama tugas, tanggal, deskripsi, status saat ini, dan kolom tambahan untuk catatan lain-lain.
- Buat tab untuk berbagai area kehidupan Anda. Keindahan lain dari spreadsheet adalah kemampuan untuk memiliki semua tanggung jawab dan tujuan Anda yang berbeda di satu tempat. Beberapa tab berbeda di spreadsheet saya termasuk kehidupan rumah tangga (daftar belanjaan, pekerjaan rumah), menulis (artikel untuk disampaikan, item tindakan untuk berbagai proyek), dan kebugaran (berapa mil yang harus saya tempuh minggu itu—apa adalah pelatihan maraton, jika bukan daftar 'yang harus dilakukan' jarak tempuh?). Sepanjang garis ini, beberapa item akan memerlukan kolom khusus tab. Misalnya, di tab saya untuk penulisan lepas, saya memiliki kolom berlabel tambahan tempat saya meletakkan tautan ke publikasi, informasi kontak editor, status faktur, dan sebagainya.
- Urutkan dan filter tugas Anda. Di sinilah kolom Anda yang berbeda berguna. Di Google Sheets, buka tab 'Data'—di sana Anda akan menemukan 'sortir lembar', tempat Anda dapat mengatur tugas berdasarkan kolom seperti tanggal, peringkat prioritas, dan apa pun yang Anda butuhkan. Saat spreadsheet Anda berkembang, gunakan 'terapkan filter' untuk menyembunyikan item yang tidak ingin Anda lihat saat ini.
- Sesuaikan seperti orang gila. Bagi saya, ini terutama karena kode warna. Saya memiliki sistem warna merah/kuning/hijau untuk memberi peringkat urgensi tugas yang berbeda. Sistem ini menampilkan warna hijau limau yang agak mengkhawatirkan yang saya simpan untuk tugas-tugas yang sangat saya banggakan untuk diselesaikan. Manfaat lain dari daftar tugas spreadsheet adalah melihat semua pencapaian hijau limau menumpuk, yang juga berfungsi sebagai alat motivasi. Saya di dalamnya untuk mendapatkan warna hijau itu.
Satu tip terakhir: Simpan spreadsheet Anda di jendela terbuka setiap saat. Ini adalah bagaimana Anda dapat meniru tekanan yang sama seperti catatan Post-it yang menatap Anda dari meja Anda.
Lanjutkan dan bersenang-senang mengatur hidup Anda. Semakin banyak data yang Anda masukkan, semakin banyak kesimpulan yang dapat Anda tarik tentang perilaku daftar tugas Anda. Apakah Anda mendapat manfaat dari memecah tugas besar menjadi beberapa tugas kecil? Apakah Anda suka mengatur item yang lebih mudah dikelola terlebih dahulu, atau apakah Anda lebih suka menyingkirkan hal yang paling sulit? Bukankah wawasan semacam ini menggetarkan? Beri tahu saya di komentar.
